Comment réussir vos déclarations de frais kilométriques ?
Utiliser un véhicule à des fins professionnelles génère un nombre important de frais. Ces différents frais peuvent être supportés par vous ou par l’entreprise qui vous emploie. Dans le cas où vous supportez les frais kilométriques de votre véhicule, vous êtes à même de bénéficier d’une indemnité kilométrique.
Cependant, dans ce cas de figure les préoccupations faisant régulièrement surface sont celles de trouver la meilleure façon pour déduire les frais engagés par les différents salariés de l’entreprise ou d’imposer les indemnités qui ont été versées.
Déclarations de frais kilométriques : quelles modalités prendre en compte ?
Étant donné que toute activité professionnelle nécessite des déplacements, une déclaration des frais kilométriques s’avère nécessaire. Et si bon nombre d’employés en sont conscients, réussir cette tâche n’est pas toujours évident.
Il faudrait commencer par savoir que la réussite de la déclaration de vos frais kilométriques tient compte de trois considérations. En effet, vous devez disposer soit d’une voiture, soit de motos ou scooters avec une cylindrée dépassant les 50 cm3 ou encore de cyclomoteurs avec une cylindrée inférieure à 50 cm3.
Ensuite pour bénéficier de vos indemnités kilométriques, vous devez remplir certaines conditions. Pour cela :
votre véhicule se doit d’être effectivement une propriété personnelle et non celle de l’entreprise ;
vos différents déplacements doivent pouvoir être justifiés à travers des dates, les trajets empruntés, vos destinations, l’objet de chaque déplacement, le kilométrage effectué, les clients ayant été desservis et bien d’autres ;
la distance parcourue au cours des déplacements se doit d’être supérieure ou égale à 50 km ou doit faire un minimum de 1 h 30 min en transport commun ;
Par ailleurs, vous êtes éligible sous certaines conditions à une indemnité kilométrique en fonction de la distance séparant votre domicile de votre travail. Les utilisateurs de vélo, de trottinettes, ou ceux pratiquant du covoiturage sont également concernés par les indemnités kilométriques.
Après vous êtes assuré de pouvoir postuler à l’obtention d’une indemnité kilométrique, vous devez établir une note de frais kilométrique. Grâce à ce document, vous pourrez déclarer l’ensemble des dépenses effectuées dans le cadre de vos déplacements professionnels.
Muni de vos notes et justificatifs de frais, vous pourrez alors percevoir votre indemnité kilométrique. Toutefois, la gestion de vos frais kilométriques est un processus souvent laborieux. En savoir plus sur N2F par exemple vous permet de recourir à des logiciels de gestion qui simplifient la saisie et la gestion de vos frais kilométriques.
Choisir l’option adéquate pour le calcul de vos frais kilométriques
Avant d’effectuer la déclaration de vos frais kilométriques, il est nécessaire de choisir une option de calcul de vos différents frais de déplacement. Pour ce faire, vous avez la possibilité de choisir entre une déduction forfaitaire à hauteur de 10 % ou une déduction réelle de vos frais kilométriques.
Si vous optez pour une déduction forfaitaire, celle-ci est retranchée de votre salaire par l’entreprise. Vous estimez donc que la déduction effectuée est en concordance avec les déplacements liés à votre travail.
Par contre, lorsque vous faites le choix d’une déduction réelle vous estimez avoir consenti davantage de frais kilométriques et vous souhaitez donc un calcul plus juste de vos dépenses. Pour cela, l’utilisation d’un barème kilométrique pour le calcul des frais kilométriques réellement engagés se révèle être indispensable.
En fin de compte, il vous revient de choisir l’option qui vous semble la plus convenable compte tenu de votre estimation des dépenses effectuées sans oublier que vous aurez à justifier ces diverses dépenses.
