Pour certains événements d’entreprise comme les séminaires, les organisateurs ont tendance à choisir des valeurs sûres : une salle qui a fait ses preuves, les activités habituelles, un traiteur qui a déjà couvert de tels événements, etc. Pourtant, il devrait exister autant d’organisations différentes qu’il y a d’entreprises différentes. Le lieu de l’événement, par exemple, devait être choisi en fonction de plusieurs critères qui diffèrent d’une entreprise à une autre. Voici quelques conseils pour vous guider dans le choix de votre salle de séminaire.
Salle de séminaire : définissez clairement vos attentes
Pourquoi recherchez-vous une salle de conférence dans un hôtel en centre-ville pour accueillir votre séminaire ? Est-ce parce que la salle est conçue pour accueillir vos 50 participants ou simplement parce que d’autres avant vous l’ont trouvée à leur goût ?
Vous devez absolument définir vos attentes afin d’être sûr de faire votre choix pour les bonnes raisons. Prenez votre bloc-notes et inscrivez-y l’objectif du séminaire. S’agit-il d’une séance de motivation, d’intégration, de lancement, de management, etc. ? En ayant l’objectif de l’événement en tête, vous pourrez plus facilement reconnaître les éléments de choix les plus pertinents dans votre cas. Un autre élément à inscrire sur votre liste est le nombre de participants.
Nous verrons plus loin en quoi cette donnée est importante. En attendant, vous devez lister tout ce que vous espérez obtenir du séminaire. Une fois vos attentes bien définies, vous pourrez clairement décider si vous êtes en mesure de trouver la salle tout seul ou si vous allez devoir faire appel à un spécialiste. Cet expert s’appelle le venue finder, comme on peur le voir sur ce lien, et il est capable d’organiser parfaitement vos séminaires d’entreprise.
Définissez le profil des participants au séminaire
Ce conseil semble peut-être curieux, d’autant que vous ne procédez pas à un recrutement, mais il permet de choisir la meilleure salle pour votre séminaire. Selon que vous recevrez des partenaires, des clients VIP, votre équipe ou encore des actionnaires, la salle ne sera pas la même.
Une salle de conférence d’un hôtel de luxe est tout à fait appropriée pour des partenaires étrangers ou des clients VIP, mais elle pourrait être trop formelle pour les travailleurs de la boîte. Par ailleurs, il est aussi nécessaire de faire attention à l’âge, au sexe et même au contexte géographique des participants. Une salle pour des jeunes ne convient pas forcément pour des personnes plus âgées. Sans oublier qu’il peut être plus intéressant et moins contraignant de choisir une salle à proximité de la zone géographique des participants.
Établissez le profil de la salle
Après les participants, c’est au tour de la salle de faire l’objet d’une étude de profil. Vous devez vous assurer que le lieu est en adéquation avec vos attentes, le nombre et le profil des participants. Pour cela, commencez par identifier le type de salle dont vous avez besoin. Cela se fera en fonction de l’objectif du séminaire et donc du ton et de la nature de l’événement. Si l’ambiance doit être décontractée, il vous faudra miser sur un lieu convivial. Si par contre, le séminaire doit être formel, il vous faudra un lieu plus chic. Vous pouvez aussi choisir un lieu surprenant, qui semble à première vue hors cadre pour créer de la surprise chez les invités..
Vous devez également faire attention à la taille de la salle. Ici, c’est le nombre de personnes qui sera l’indicateur. L’espace ne doit être ni trop grand ni trop petit. S’il arrive que vous ayez besoin d’éléments supplémentaires comme une grande table pour le buffet ou encore un espace dédié pour une démonstration, vous devez les prendre en compte dans les dimensions de la salle. Il serait dommage de devoir déplacer vos invités pour ensuite les réinstaller.
Dans l’étude du profil de la salle, vous devez aussi insérer des données relatives à l’équipement technique. Il s’agit des appareils et installations indispensables pour le bon déroulement du séminaire. Le lieu doit par exemple offrir une connexion internet, un tableau, un vidéoprojecteur, etc. Il doit aussi, selon le cas, être équipé de climatiseur ou de chauffage. L’essentiel, c’est qu’il assure le confort des participants et qu’il vous permette d’apporter le moins d’équipement possible.
L’emplacement idéal pour votre séminaire d’entreprise
Cet exercice nécessite de prendre en compte plusieurs paramètres. Tout d’abord, vous pouvez choisir l’emplacement en fonction du lieu de travail ou de résidence des participants. Il est logique que le séminaire se tienne dans l’hôtel (ou à proximité) dans lequel vos participants étrangers logent durant leur séjour. Vous pouvez aussi sélectionner une adresse à proximité de votre entreprise en cas de teambuilding pour limiter les retards et les frais de déplacement. Bien que ce soit l’idéal, vous n’êtes pas non plus obligé de choisir un lieu proche de toute commodité.
En effet, le deuxième paramètre à prendre en compte est l’animation. Parfois, les animations prévues vous obligent à choisir des lieux assez éloignés. Si vous souhaitez par exemple proposer à un moment une dégustation de vin ou une activité en bord de mer, il vous faudra trouver une salle non loin de la plage ou du caviste.
Pour finir, gardez en tête qu’un séminaire a plus de chance de réussir quand il a lieu dans un endroit calme, sain et qui donne sur un paysage agréable. Si vous n’avez pas ça dans votre environnement immédiat, il vous faudra aller le chercher.
Choisissez la salle de séminaire en fonction de votre budget
Le choix de la salle idéal dépend aussi du budget disponible. Il vous faudra trouver la meilleure salle qui tient compte de vos ressources. En général, les propriétaires de salle facturent la prestation à la journée et par participant. Selon le type d’événement, le nombre de participants, etc., vous pourrez choisir l’option qui vous convient le plus.
Par ailleurs, le tarif de la salle tient généralement compte des services associés (packages location- café d’accueil – déjeuner- kit de papeterie, etc.). Vous devez donc étudier minutieusement le devis qui vous est proposé afin de déterminer pour quoi vous payez et si cela vous convient. Certains propriétaires de salles proposent le traiteur dans le service de location de la salle. À bien des égards, cette solution est économique, mais encore faut-il qu’il s’agisse d’un professionnel de qualité.
N’oubliez pas de vérifier certains petits détails qui peuvent devenir de grandes contraintes :
places de parking,
accessibilité des sanitaires,
proximité de la salle avec tout autre lieu d’affluence (pour éviter de distraire les participants pendant la séance), etc.
Bien sûr, votre budget doit pouvoir couvrir toutes ces exigences. Si vous craignez d’être dépassé par les événements, vous pouvez solliciter les services d’un intermédiaire qui vous aidera à trouver la meilleure salle selon vos besoins. Une fois votre tri effectué, vous pouvez demander à entrer en contact avec un interlocuteur sur place (dans chaque lieu potentiel) qui vous aidera à composer un devis sur mesure. Il vous suffira ensuite de choisir la formule ayant un bon rapport qualité-prix.
En somme, choisir une salle de séminaire est un processus qui peut être plus difficile qu’il n’y parait. Cette liste n’est pas exhaustive, mais elle comporte les critères principaux à étudier pour être sûr de faire le bon choix pour ses collaborateurs, pour son entreprise et surtout pour sa trésorerie.
