Plan de l'article
- Etablir une bonne planification financière
- Optimiser la gestion des notes de frais de vos collaborateurs/employés
- Garder l’œil sur votre budget de fonctionnement pour envisager toutes les optimisations possibles
- Privilégier les circuits courts pour vos acquisitions de produits/services
- Limiter ou éliminer l’utilisation du papier
Etablir une bonne planification financière
Un plan financier clair est essentiel pour avoir la maîtrise de vos finances. Pour une entreprise en activité comme la vôtre, il assure la cohérence et l’équilibre entre l’intégralité des besoins de votre organisation et les ressources financières qui leurs sont affectées sur des exercices budgétisés. C’est un outil prévisionnel financier, une véritable feuille de route qui vous aidera à planifier vos dépenses et anticiper les imprévus.
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Optimiser la gestion des notes de frais de vos collaborateurs/employés
Il n’est pas rare que dans le cadre de leurs missions, vos salariés ou collaborateurs engagent des dépenses dans votre intérêt ou celui de votre entreprise. Une fois approuvée, la note de frais professionnels permet alors au salarié d’obtenir le remboursement des dépenses concernées.
Cela dit, entre les différents processus de remboursement à considérer, les délais de remboursement, la justification des dépenses, le remplissage des notes, le contrôle et la comptabilisation, la gestion des notes de frais peut s’avérer fastidieuse et complexe. Une solution pratique consiste à digitaliser et automatiser votre note de frais avec Mooncard pour optimiser, accélérer et sécuriser le traitement.
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Cette solution va de pair avec l’adoption d’une bonne politique de dépense de frais professionnels pour fixer des règles afin de formaliser les processus de dépense et pour responsabiliser vos salariés/collaborateurs en matière de coût. Vous pouvez enfin promouvoir une culture du zéro gaspillage et prévoir des récompenses pour vos employés qui font preuve d’ingéniosité dans la réduction de leurs dépenses professionnelles.
Garder l’œil sur votre budget de fonctionnement pour envisager toutes les optimisations possibles
Aucune gestion financière optimale n’est possible sans une maîtrise du budget de fonctionnement. Effectuer un audit régulier, voire mensuel de votre budget vous donnera une vision claire de vos actifs, des sommes dépensées mensuellement et des coûts de fonctionnement que vous pouvez réduire. En plus de mettre en exergue les optimisations possibles, évaluer et suivre votre budget vous permet de ne pas dépenser au-delà de vos moyens ou d’anticiper sur les mois où vous pourriez disposer de moins de ressources et de réorganiser vos dépenses en conséquence.
Privilégier les circuits courts pour vos acquisitions de produits/services
Si l’achat de produits et/ou services fait partie de vos dépenses régulières, jouer sur les circuits courts peut vous aider à réduire vos dépenses. L’idée est de limiter au maximum possible le recours aux intermédiaires qui appliquent des marges plus ou moins importantes. En gérant le processus d’achat directement avec l’entreprise fournisseur, vous évitez ces frais supplémentaires et obtenez généralement des produits/services à un coût moindre.
Limiter ou éliminer l’utilisation du papier
A moins que le besoin d’impression soit indispensable pour votre organisation, la limitation de l’utilisation du papier est un levier sur lequel vous pouvez jouer pour minimiser vos dépenses. L’idée est de dématérialiser la documentation de votre entreprise pour viser des économies en frais de papier, encre, affranchissement, acquisition/maintenance d’imprimante, et autres fournitures de bureau. Cela représente en plus un avantage écologique certain. L’ensemble des documents peuvent être facilement numérisés, modifiés, transmis et stockés grâce à des services basés sur le cloud gratuits et peu coûteux.
