La facture est un élément essentiel sur plusieurs niveaux. Preuve d’une opération commerciale, elle a notamment une valeur juridique importante. Elle est également primordiale dans la tenue de votre comptabilité. Elle reflète aussi votre professionnalisme aux yeux de vos clients et prévient tout conflit avec ces derniers. Sa rédaction ne doit pas être faite au hasard, d’autant plus que la facturation est régie par un cadre légal. Certaines informations doivent obligatoirement y être affichées, sous peine d’amendes. Découvrez tous les détails à ce sujet dans cet article pour ne commettre aucun impair.
Plan de l'article
Facturation : le cadre légal
Une facture correspond à tout document émis selon les conditions prévues par le code général des impôts, notamment en matière de mentions obligatoires. Différentes qualifications peuvent être données à ce document : quittance, note, relevé, etc.
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Dans l’Union européenne, c’est la directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010 qui indique les obligations liées à la facturation. Chaque pays membre a dû ensuite la transporter dans leur législation. En France, c’est le décret n° 2013-346 du 24 avril 2013 qui indique les obligations de facturation. Le code du commerce indique également les modalités d’établissement et les mentions obligatoires relatives à ce document à travers l’article L441-3.
Le devis : un élément essentiel pour la facturation
Une fois que vous aurez terminé les travaux pour chaque client, vous aurez à le facturer pour indiquer le montant de la fourniture, mais aussi de la main-d’œuvre. Il vous faut lui fournir une facture et garder un exemplaire pour vous-même. Chaque partie devra préserver ce document durant une période d’au moins 10 ans.
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Au cours de la rédaction de la facture, gardez à portée de main votre devis. Légalement, vous devez indiquer le même montant que celui affiché sur ce document, à moins que le client ait signé un avenant au devis. Dans ce cas, c’est ce dernier qu’il faudra prendre en compte.
Pour leur rédaction, le plus simple est d’utiliser un outil spécialisé, qui vous fera gagner du temps et vous permettra d’être conforme à la loi. Il est aujourd’hui possible de se servir d’un logiciel intuitif pour ses devis et factures en ligne. Ce type d’outil facilite la rédaction et le suivi de tous ces documents. Un logiciel de facturation vous fera gagner du temps et vous permettra de simplifier votre gestion.
Les mentions qui doivent figurer sur la facture
Certains éléments doivent absolument être affichés sur la facture. Pour certains, ils sont déjà mentionnés sur le devis, raison pour laquelle il est plus judicieux de se munir de celui-ci. Les informations qui sont déjà présentes sur le devis, et qu’il faut transposer au niveau de la facture sont votre identité ou celle de votre entreprise, ainsi que l’adresse du siège. Outre votre dénomination sociale, indiquez également la structure juridique et le capital social. Vous devez ensuite indiquer le numéro Siren, ou d’identification unique, suivi du RCS et du nom de la ville du tribunal compétent. Le numéro intracommunautaire pour les factures excédant 150 € HT devra aussi y figurer.
Enfin, il faudra inscrire l’indication des produits, des quantités avec les prix unitaires hors TVA associés, les taux de TVA applicables sauf si vous être franchisé de TVA. Il faudra alors indiquer : « TVA non applicable, art. 293B du CGI ». Il faudra également mentionner les sommes dues. Notez que le total HT, le montant de la TVA et le total TTC doivent être mentionnés pour chaque prestation.
En revanche, les informations qui doivent figurer sur la facture qui ne sont pas affichées sur le devis sont :
- le numéro de facture. Vous pouvez utiliser le même que sur le devis pour ne pas vous y perdre,
- la date de son envoi,
- l’identité du client. Il peut s’agir du nom si c’est un particulier. Dans le cadre d’une entreprise, il s’agit de la dénomination sociale. Il ne faut pas non plus oublier l’adresse, la forme juridique, le capital social et le numéro d’identification unique,
- la date de fin d’exécution des travaux,
- les réductions de prix appliquées s’il y en a eu,
- pour une micro-entreprise, la mention : « TVA non applicable, article 293 B du CGI »,
- les modalités de paiement,
- l’échéance de paiement, avec une date précise.
Avec un logiciel de facturation, vous pourrez envoyer vos documents en un clic depuis votre logiciel. Grâce à des modèles réutilisables, les factures récurrentes sont également plus faciles à gérer.
La présentation de la facture : un aspect à ne pas négliger
Comme évoqué plus haut, la facture vous représente auprès de vos clients, au même titre que le devis. Elle démontre votre professionnalisme. Elle doit donc être suffisamment claire et facilement lisible pour vos clients. Pour une meilleure présentation, il vous suffit d’appliquer quelques conseils :
- placez en haut du document vos coordonnées, celles du client, le numéro de facture et la date de facturation,
- indiquez au milieu les services fournis, ainsi que les tarifs unitaires correspondants, les quantités et les prix avec et sans TVA,
- mettez en bas de la facture le total HT et TTC, la TVA pour chaque service, les modalités de paiement et les informations de votre entreprise.
Pour une facture structurée, claire et professionnelle, opter pour un logiciel de facturation est sans doute la meilleure solution. La création de ce document pourra ainsi ne vous prendre que quelques minutes seulement, ce qui vous permettra d’être plus efficace dans votre travail. Vous pouvez l’utiliser sur n’importe quel support (ordinateur, smartphone, tablette), et ce, même en étant hors connexion.
Les sanctions en cas de facture non conforme
Si en tant qu’artisan, vous ne respectez pas les mentions obligatoires au cours de la rédaction de la facture, vous vous exposez à la fois à des sanctions d’ordre pénal et fiscal.
La sanction pénale
Vous pouvez être sanctionné par une amende allant jusqu’à 75 000 pour le non-respect de vos obligations relatives à l’émission de facture. Il faut ainsi éviter tout envoi hasardeux et (bien évidemment) les tentatives de fraude fiscale.
La sanction fiscale
Vous risquez de payer 15 euros par mention erronée ou manquante sur la facture. Le plafond est le quart du montant total. Pour éviter toute erreur, mais aussi simplifier vos démarches, utilisez un logiciel de facturation spécialement conçu pour les artisans du BTP.
