Comment gérer les signatures multiples sur les contrats d’assurance ?
Contrat d’assurance, mais aussi constat à l’amiable, déclaration de sinistre, demande d’indemnisation… il existe de nombreux documents et papiers à remplir lorsque l’on traite avec les assurances !
Tout le monde sait aujourd’hui à quel point il est important de bien tout lire, même les astérisques et les paragraphes en petits caractères, et il est rare que cela pose des problèmes. En revanche, il est un aspect tout simple, souvent oublié, qui peut parfois être la source de grands soucis : la signature.
Selon les juristes, la définition de la signature est « un graphe permettant l’identification de la personne et exprimant son approbation du contenu du document ». Ainsi, la signature démontre légalement l’accord de toutes les parties concernées par le document et donne donc à ce dernier une validité légale incontestable.
Ce point est des plus importants, car cela signifie que, a contrario, un document ne portant pas les signatures de toutes les parties ne peut être considéré comme valide. Par exemple, le fait d’avoir signé votre contrat d’assurance n’engage que vous, pas l’assureur. Lui aussi doit apposer sa signature sur une copie du contrat, que vous garderez précieusement.
Hormis quelques cas particuliers, la signature est suffisante pour engager son auteur et la loi ne demande aucune formule particulière. Ainsi, les célèbres « Lu et Approuvé » ou « Bon pour Accord » ne sont pas nécessaires et leur absence ne dégage en rien le signataire de sa responsabilité.
Au siècle dernier, il était fréquent de réunir toutes les parties dans une même salle, de faire autant de copies du document qu’il y avait de signataires, et de procéder à une longue séance de signatures durant laquelle il était primordial de s’assurer que tout le monde signait bien toutes les pages de tous les documents.
L’arrivée des nouvelles technologies, le réveil de la conscience écologique et de l’impact de la consommation de papier sur l’environnement, puis une pandémie mondiale causant plusieurs confinements ont bien fait évoluer les choses.
Aujourd’hui, la signature électronique est utilisée un peu partout, aussi bien par les particuliers que les entreprises, l’administration, et même les notaires ! Celle-ci présente de nombreux avantages :
Les assurances ont été parmi les pionniers de la digitalisation et utilisent depuis longtemps la signature électronique. Contrats, demande d’indemnisation, déclaration de sinistre… Tout peut se faire depuis un ordinateur.
Cependant, pour éviter les problèmes, il est nécessaire de savoir quand une signature électronique est considérée comme valide légalement.
Quelles sont les conditions de validité d’une signature électronique ?
Croire qu’écrire son nom à la fin d’un mail est suffisant comme signature électronique est une grave erreur ! En Europe, la loi régissant les e-signatures est l’eIDAS, reconnue à travers toute l’Union européenne depuis 2018.
Il existe 7 facteurs nécessaires pour qu’une signature électronique soit acceptée légalement :
La signature doit être intentionnelle, et non automatique ou cachée
Il doit être stipulé de manière claire que la personne consent à signer par voie électronique
La signature doit permettre d’identifier digitalement la personne (identifiant, IP…)
Le document signé doit être encodé et conservé d’une manière sûre
Le signataire doit recevoir une copie digitale du document signé
Les documents signés doivent être conservés dans une archive digitale
Le signataire doit toujours avoir la possibilité de signer en papier s’il le désire
Ce dernier point est important, car il est souvent la cause d’une invalidité d’un document signé électroniquement. S’il est impossible, pour quelques raisons que ce soit, de choisir la signature papier plutôt qu’électronique, alors cette dernière n’est pas valide !
C’est « ailleurs pour cela que nombre d’assurances continuent à envoyer une copie papier des contrats signés, même si cela a été fait électroniquement.
À quoi faire attention avant d’utiliser la signature électronique ?
Pour se protéger des personnes mal intentionnées, il est recommandé de bien prêter attention à certains points avant de signer électroniquement un document :
Le site web doit être authentifié et sécurisé
La présence d’un cachet électronique
L’inscription de la date et l’heure de la signature (timestamp ou horodatage)
Transmission des documents par voie électronique de manière sécurisée
Au moindre doute, il est conseillé d’éviter de signer et de contacter l’autre partie pour s’assurer que tout est en règle et qu’il ne s’agit pas d’une tentative de vol de données.
Pratique, rapide et sûre, la signature électronique a déjà largement remplacé le format papier, et est en train de devenir la nouvelle norme. Connaître son principe de fonctionnement et savoir l’utiliser avec les meilleurs outils va vite devenir tout aussi important que de savoir écrire son nom !
