Communication : comment rédiger un courrier professionnel ?
Les lettres professionnelles constituent un moyen efficace de communiquer avec les employés, les partenaires, les prospects, les clients et les médias. Que vous écriviez un courriel rapide à un employé ou un rapport long et détaillé à un actionnaire, assurez-vous de bien comprendre les objectifs de votre lettre professionnelle. Une communication solide et efficace aide en effet les entreprises à partager des informations et à dissiper les malentendus dans de nombreuses situations différentes. Comment rédiger un courrier professionnel ? Voici nos conseils.
Adressez-vous au destinataire de manière formelle (M., Mlle ou Mme), sauf indication contraire. Dans la mesure du possible, adressez la lettre à une personne précise, et non à l’entreprise, afin qu’elle ne soit pas jetée. Utilisez le papier à en-tête de l’entreprise pour rendre le document plus professionnel, surtout si le document concerne les affaires de l’entreprise. Utilisez également une ligne d’objet pour informer rapidement le lecteur du contenu du document.
Apposez votre signature à l’encre en bas de page, entre la conclusion et la signature sur le courrier imprimé. Si une lettre ne remplit pas une page entière, veillez à ce que le contenu de la lettre se trouve au milieu de la page et que le document soit équilibré.
Quels sont les détails à prendre en compte pour l’en-tête de la lettre professionnelle ?
Un en-tête de lettre professionnelle doit être planifié et conçu méticuleusement. On utilise en effet les papiers à en-tête professionnels pour envoyer tout avis ou document confidentiel sous forme de version papier à vos clients, partenaires commerciaux ou autres services de l’entreprise. Les en-têtes professionnels contribuent donc à faire une forte impression dans l’esprit du destinataire. Le nom de l’entreprise constitue par ailleurs l’élément vital d’un papier à lettres professionnel. Les autres détails doivent être placés sous le nom de l’entreprise.
La qualité du papier à en-tête est importante pour construire votre image de marque. La qualité de l’impression du papier à lettres est directement liée à la qualité de votre marque. Il est donc important de vous concentrer sur l’impression du papier à lettres, car la qualité de l’impression détermine votre image et l’impression que vous construisez dans l’esprit des clients et des associés qui les reçoivent. Si vous avez des doutes, imprimez vos têtes de lettres personnalisées chez un imprimeur professionnel. Il saura comment vous aider.
La qualité du papier
La qualité du papier utilisé pour votre en-tête joue un rôle important dans la création d’une forte impression sur le destinataire. Le poids du papier et le toucher du papier ajoutent de la richesse à la qualité du papier. La façon dont vous avez utilisé l’impression par rapport au ton et à la texture du papier est également essentielle. La règle est simple : plus la qualité et le poids du papier sont élevés, plus le lecteur se sent important.
Pourquoi envoyer un courrier professionnel ?
Il existe de nombreuses situations dans lesquelles une lettre formelle est utile, que vous l’envoyiez par La Poste ou par courrier électronique.
La lettre de sollicitation
Fréquemment utilisée par les auteurs professionnels, la lettre de demande d’informations expose brièvement le sujet d’un livre. Elle sert à évaluer l’intérêt d’un rédacteur, d’un agent ou d’un éditeur pour le manuscrit.
La recommandation professionnelle
Qu’il s’agisse de recommander quelqu’un à un éditeur avec lequel vous avez travaillé ou de suggérer les services d’un avocat, d’un comptable ou d’un autre professionnel, il est généralement préférable de faire les présentations officielles par lettre.
Le mémo professionnel
Les mémos professionnels peuvent prendre une grande variété de formes, en fonction de votre secteur d’activité et de l’objectif du document. Ils peuvent être formatés comme des lettres. Que vous ayez besoin de ces rapports trimestriels ou que vous demandiez un espace de réunion pour un événement du conseil d’administration le vendredi, une lettre formelle peut faire l’affaire.
Les lettres de demande d’informations peuvent aller d’une demande de renseignements sur les politiques et les tarifs d’une entreprise à une demande de loi sur la liberté d’information présentée par un journaliste, en passant par une assurance maison ou tous les niveaux intermédiaires. En restant professionnel, vous augmentez vos chances d’obtenir la réponse que vous attendez.
Comment rédiger un courrier professionnel ?
Une lettre professionnelle sert principalement à :
demander ou fournir des informations,
relater une affaire,
entamer ou poursuivre une conversation,
discuter de négociations antérieures.
Un courrier professionnel peut être qualifié de privé. Il n’est généralement pas diffusé à d’autres personnes. Il est plutôt destiné aux yeux des intéressés. Par conséquent, une lettre professionnelle doit être claire, ciblée et pertinente. Lorsqu’il rédige une lettre à caractère professionnel, l’auteur doit éviter d’y mêler des anecdotes personnelles.
Le fait d’être trop verbeux est la plus grande faiblesse de cette forme d’écriture. Les phrases doivent être courtes et précises. Évitez d’utiliser trop d’adjectifs et d’adverbes qui détournent l’attention du message. Organisez la lettre en allant des sujets les plus importants aux moins importants. Le contenu de la lettre doit être persuasif et utilisable. Le ton de la lettre doit être formel et professionnel.
De plus, dans une lettre d’affaires, il est préférable d’utiliser des pronoms personnels singuliers comme « je » et « vous ». Évitez d’utiliser des pronoms pluriels comme « nous », car cela peut induire le public en erreur et lui faire croire que l’entreprise soutient le message de la lettre. Les pronoms personnels sont plus faciles à comprendre. Ils font directement référence aux parties concernées.
Mise en forme du courrier professionnel
Utilisez un espacement simple. N’utilisez jamais d’espaces doubles dans la lettre d’affaires. Utilisez un format simple avec une police facile à lire. Pour les formats bloc et bloc modifiés, utilisez des espaces simples. Laissez une ligne vierge entre chaque paragraphe. Il sera ainsi plus facile de suivre l’évolution des sujets dans la lettre.
L’introduction
Ce paragraphe doit présenter la raison pour laquelle vous écrivez la lettre et résumer les points clés des paragraphes suivants. Incluez-y une déclaration montrant que vous connaissez bien le destinataire de votre lettre.
Présentez le contexte ou l’historique de l’objet de la lettre. Parlez des points clés que vous soulevez. Incluez une justification de l’importance des points principaux. Énumérez toutes les dates, discussions et conversations importantes qui sont pertinentes. Posez des questions, si nécessaire.
Conclusion
Résumez les principaux points de la lettre. Répétez le problème et la résolution si cela est pertinent. Indiquez les dates limites ainsi que les coordonnées (courriel, numéro de téléphone, télécopieur, etc.). Présentez la formule de salutation finale. Attention, il est important de tenir compte de votre destinataire lorsque vous terminez un document professionnel. Le respect et le professionnalisme constituent donc deux éléments importants de votre salutation finale. N’oubliez pas que chaque employeur, patron ou collègue peut avoir des attentes différentes concernant ce qui est acceptable comme formule de salutation. Voici quelques formules de salutation générales considérées comme professionnelles :
cordialement,
respectueusement,
sincèrement vôtre,
bien à vous.
La signature
Terminez toujours une lettre par une formule de politesse et votre signature. La formule « Sincèrement » est la façon la plus sûre de conclure une lettre d’affaires. Sur une lettre d’affaires dactylographiée, après la fermeture, vous devez laisser un espace pour signer votre nom avec un stylo. Cela permet d’apporter une touche plus personnelle à une lettre.
Comme il s’agit de la seule écriture manuscrite sur le papier, assurez-vous que la signature soit claire. En dessous de cette signature personnelle, votre nom et votre prénom doivent être dactylographiés pour faciliter la lecture. Vous pouvez également inclure tout ce que le destinataire pourrait avoir besoin de savoir. Il peut s’agir du titre du poste, d’une identification, d’une mention indiquant que des copies sont jointes au bas du document ou d’autres informations de contact (adresse e-mail ou numéro de téléphone professionnel).
