La secrétaire de direction, ou assistante de direction, occupe une fonction en pleine mutation dans l’entreprise. Jusqu’à la crise de 2008, elle demeurait la fidèle alliée du manager de haut niveau, organisant son agenda, le tri de ses courriers électroniques et participant aux réunions stratégiques pour produire ensuite des comptes-rendus pertinents et fidèles.
Aujourd’hui, son rôle a fondamentalement changé. Au fil des restructurations et des innovations techniques, les secrétaires ont disparu. Chaque cadre rédige ses courriers et intègre ses déplacements dans un agenda partagé. Il restait les secrétaires de direction au service des plus grands patrons, mais la généralisation des smartphones a limité la communication entre ces deux acteurs de la direction.
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Pourquoi alors embaucher cette année une secrétaire de direction ? Parce qu’elles ont acquis de nouvelles compétences et gardé la capacité à animer une équipe ou un service comme personne d’autre.
Une secrétaire de direction – car près de 100% de ces postes exigeants sont tenus par des femmes – se révèle indispensable pour :
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Plan de l'article
- Organiser et planifier au quotidien comme dans le long terme
- S’adapter à des équipes multiculturelles et multigénérationnelles
- Utiliser les outils numériques avec une efficacité sans pareille
- Préparer un événement d’entreprise dans les moindres détails
- Privilégier la sécurité et la confidentialité
- Gérer les imprévus avec un calme olympien
Organiser et planifier au quotidien comme dans le long terme
Depuis toujours habituée à gérer son temps et à jongler avec les urgences, la secrétaire de direction intègre les informations à sa disposition dans les différents calendriers, que ce soit pour s’assurer des échéances sociales et fiscales du directeur administratif et financier ou pour établir les rétroplannings des émissions d’appels d’offres. Elle connaît parfaitement les divers services d’une entreprise, et peut donc servir de vigie à la direction.
S’adapter à des équipes multiculturelles et multigénérationnelles
De nombreuses entreprises possèdent des filiales dans les pays européens ou des partenaires commerciaux dans des pays variés. La secrétaire de direction a été recrutée pour dialoguer avec ces interlocuteurs, et peut assurer la communication dans l’absence du manager.
L’arrivée des jeunes générations, moins habituées à la hiérarchie et/ou au respect des horaires, peut être gérée par une figure qui à la fois représente l’autorité et le dialogue, pour éviter les confrontations inutiles.
Utiliser les outils numériques avec une efficacité sans pareille
Si la secrétaire de direction était surtout réputée pour son maniement des outils bureautiques traditionnels, elle améliore depuis longtemps les présentations visuelles éditées lors des grandes réunions. Depuis toujours, elle est quasi imbattable en orthographe et en grammaire ; elle a aussi intégré le vocabulaire né avec les réseaux sociaux. Si les services communications en gèrent les stratégies annuelles, elle peut prendre en charge les actions sur le profil LinkedIn de son ou ses managers, car ces derniers demandent un ton et une stratégie plus personnalisée.
L’Intelligence Artificielle la seconde par ailleurs dans son quotidien, pour gagner du temps sur les comptes-rendus de réunion ou la recherche d’information.
Préparer un événement d’entreprise dans les moindres détails
Les services communication vont mettre leurs équipes à disposition de l’entreprise pour les grands événements, mais la secrétaire de direction est l’interlocutrice privilégiée pour organiser un séminaire de direction. Grâce au concours de prestataires performants comme les équipes de Homanie, elle sélectionne les endroits les plus inspirants, établit un programme sur mesure pour les collaborateurs, le tout en négociant les budgets avec compétence.
Privilégier la sécurité et la confidentialité
Depuis toujours, la secrétaire de direction connaît tout de l’entreprise pour laquelle elle travaille, et malgré des amitiés qui peuvent se nouer au fil des années, elle ne bavardera pas à la cantine ou veillera à ce que les mots de passe soient régulièrement changés. Ce difficile exercice d’équilibre est plus facile à maintenir lorsque les managers reconnaissent l’importance de cet aspect du métier.
Gérer les imprévus avec un calme olympien
La secrétaire de direction peut être surprise par l’arrivée d’un auditeur, la sortie d’un produit concurrent ou par une épidémie mondiale qui sépare les équipes. Elle a su réinventer son métier en version télétravail ! Dans tous les cas, elle garde la tête froide et s’organise pour proposer des solutions efficaces.
Embaucher une secrétaire de direction ? Oui bien sûr, car l’investissement est vite rentabilisé. Les profils se raréfient cependant à cause du départ à la retraite des professionnelles les plus expérimentées et du manque d’attractivité de nombreux postes, dont la rémunération ne correspond pas au niveau de compétence recherché.
