Organisme ou entreprise, vous vous posez la question sur comment gérer efficacement la paie de vos collaborateurs ? La solution est offerte par les logiciels de paie, du fait qu’ils répondent à des besoins précis de votre organisation. Il convient de connaitre les avantages concrets proposés par ces logiciels. Les voici.
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La tâche de paie pour les entreprises
Dans une organisation ou une entreprise, l’élaboration des bulletins de paie est une tâche importante et incontournable. Elle consiste à collecter et analyser plusieurs informations, qui diffèrent d’un salarié à un autre et évoluent tous les mois. Tâche essentielle, elle requiert des compétences en paie ainsi que des connaissances juridiques précises. Il n’est en effet pas permis de commettre des erreurs sur les bulletins de paie de ses salariés.
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Les chiffres sont pourtant aberrants ! Selon le Ministère du Travail, près de 40% des fiches de paie délivrées en France comportent des anomalies. Ces dernières sont pour la plupart causées par une mauvaise connaissance de la législation. Or, une telle situation peut être évitée ! Une des meilleures solutions est d’opter pour un service d’externalisation de la paie.
Gain de temps pour le département RH et paie
L’un des principaux avantages d’un logiciel de paie en ligne est le gain de productivité des équipes RH de votre entreprise. En effet, leurs tâches se verront simplifiées. Cela s’explique par le fait que les activités chronophages à faible valeur ajoutée sont automatisées, tandis que celles intermédiaires sont supprimées (tels que les calculs de paie).
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Les équipes peuvent alors se focaliser sur les activités d’analyse, de veille sociale ou d’assistance juridique. Autre atout indéniable, c’est le gain financier certain entrainé par le gain de temps dans la gestion de la paie.
Meilleure maitrise du processus de paie et faible taux d’erreur
Externaliser le service paie est une solution pour éviter d’allouer des ressources internes. Néanmoins, si vous souhaitez conserver votre processus de paie en interne, l’alternative est d’installer un logiciel de paie en ligne. Celui-ci autorise une maitrise totale de vos données de paie, ses workflows et ses déclaratifs. La complexité de la gestion de paie réside également dans le fait qu’il faut suivre les multiples évolutions légales et conventionnelles.
Grâce au logiciel de paie, la mise en jour des règles conventionnelles et sociales se fera automatique. Quant aux données sociales, elles sont fiables et sécurisées via la centralisation des données. Enfin, les risques d’erreurs dans les calculs de paie ou les risques d’oubli de transmission des déclarations sont fortement réduits.
Conformité de la paie
En plus d’être scrutée par les salariés, la fiche de paie l’est également par l’administration fiscale (vérification de la collecte et du versement de l’impôt sur le revenu) et l’URSSAF (vérification du calcul et du paiement des cotisations sociales). A noter que les erreurs sont fortement pénalisantes, avec des sanctions financières, administratives, voire pénales, sans compter les conflits sociaux en interne.
Les données sociales sont les « trésors » de votre entreprise. Véritables mines d’informations, elles seront exploitées afin d’améliorer le pilotage de vos ressources humaines. La plupart des logiciels de paie en ligne vous proposent des modules de reporting. Ces derniers permettent de produire des états de contrôles légaux et stratégiques. Ces analyses seront indispensables pour un bon développement en interne de votre organisation.
Réduction des coûts
La réduction des tâches administratives combinée au gain de productivité entraine de réelles économies pour votre entreprise. Cette affirmation n’est pourtant vraie qu’à condition que la solution de paie choisie soit réellement adaptée à vos besoins. Que vous soyez déjà équipé d’un dispositif de paie mais qui ne vous satisfait plus, ou que vous êtes en quête d’une solution pour vous équiper, vous devez effectuer au préalable un audit de l’existant.
Pour cela, réalisez un inventaire des spécificités de votre organisation, notamment votre secteur d’activité, l’effectif global de la structure, les processus internes, les outils actuels ou encore le nombre de personnes affectées au traitement de la paie ainsi que leurs compétences en la matière.
Cette étape préalable est essentielle pour vous aider à la mise en place d’un logiciel de paie en adéquation avec votre structure et vos besoins. Il vous sera plus facile de concevoir et paramétrer le logiciel, tandis que les bénéfices engendrés par le dispositif en ligne seront maximisés.
